为进一步加强总机构管理费的管理，规范总机构管理费的税前扣除，国家税务总局先后出台了三个主要文件。包括《国家税务总局关于总机构提取管理费税前扣除审批办法》（国税函［１９９６］１７７号）、《国家税务总局关于总机构提取管理费税前扣除审批办法的补充通知》（国税函［１９９９］１３６号）、《国家税务总局关于进一步加强总机构提取管理费税前扣除审批管理的通知》（国税函［２００５］１１５号文件）。从三个文件的规定，我们总结了以下几个方面的问题。
　　一、提取总机构管理费的资格
　　凡具备企业法人资格和综合管理职能，并且为其下属分支机构和企业提供管理服务又无固定经营收入来源的经营管理与控制中心机构（以下简称总机构），可以按照细则的有关规定，向下属分支机构和企业提取（分摊）总机构管理费。具有多级管理机构的企业，可以分层次计提总机构管理费。如果不同时具备以上条件的，不得计提总机构管理费。因此，提取总机构管理费的企业应具备以下条件：
　　（１）具备法人资格并办理税务登记的总机构。
　　（２）总机构对所属企业和分支机构人事、财务、资金、计划、投资、经营决策实行统一管理。
　　（３）总机构无固定性或经常性收入或者虽有固定性或经常性收入，但不足管理费支出的。
　　（４）提取总机构管理费的，包括总分机构和母子公司体制的总机构（母公司）。对属母子公司体制的，管理费提取原则上仅限于全资子公司。
　　需要补充的是：根据国税函［１９９９］１３６号文件规定：１．受总机构委托对企业、单位进行综合业务管理和经营服务管理，无固定收入来源的多级管理机构的管理费用，由总机构统一提取后下拨使用。２．根据财政部、国家税务总局颁布的财税字［１９９７］３８号的精神，对所属企业、单位进行综合业务管理和经营服务管理，不是行政事业编制，没有编制经费，也无其他固定收入来源的行政管理机关的生产管理部门或企业管理部门，由行政事业机关出具不是行政事业编制和没有编制经费的原始文件或其他能证明的文件，以及出具无其他固定收入的证明文件后，可比照总机构申请提取使用管理费的办法，申请批准提取使用管理费。自报批提取１９９７年度总机构管理费时起执行。
　　二、提取总机构管理费的原则及考虑因素
　　（一）原则：
　　１．坚持可能与需要的原则
　　２．坚持节约与合理的原则
　　（二）考虑因素
　　１．要能够满足总机构开展经营管理活动所必要的经费支出；
　　２．要本着节约、合理的精神，并考虑分摊企业的承受能力，确定管理费的支出。
　　三、可以提取多少管理费及办好资质再经营税收优惠全享受提取方式
　　总机构提取并在税前扣除的管理费，应向所有全资的下属企业（包括微利企业、亏损企业和享受减免税企业）按其总收入的同一比例进行分摊，不得在各企业间调剂税前扣除的分摊比例和数额。总机构的各项经营性和非经营性收入，包括房屋出租收入、国债利息和存款利息收入、对外投资（包括对下属企业投资）分回的投资收益等收入，应从总机构提取税前扣除管理费数额中扣减。管理费金额的核定，一般情况下，以上年度实际发生的管理费合理支出数额为基数，并考虑当年费用增减因素合理确定。增减因素主要是物价水平、工资水平、职能变化和人员变动等。通常情况下，应维持上年水平或略有减少。特殊情况下，增幅不得超过销售收入总额或利润总额的增长幅度，两者比较取低者。上述规定只是一般原则，实际上，管理费的金额同提取方式有很大关系，考虑到不同企业的实际情况，管理费的提取方式可以从上述三种形式中选择一种：
　　１．采取比例和定额控制方法，其提取比例一般不得超过按销售收入的２％。
　　２．按确定的合理数额分摊到各企业。
　　３．其他形式，如按资本金的数额按一定比例提取等。
　　无论采取比例提取还是定额提取，都必须实行总额控制。企业提取方式一经选择后不应变动。如果企业申请改变原有的提取方式，则必须提供详细的说明报告，送交主管税务机关审查，经同意后方可变更。
　　四、管理费的支出范围
　　１．允许在总机构管理费用中支出的项目
　　总机构管理费的使用必须符合财务会计制度和税收业务政策、税收规章制度，必须是总机构对其所属企业、单位进行综合业务管理和经营服务管理发生的费用。具体使用范围包括：
　　（１）总机构工作人员的工资、工资性奖金、补贴、津贴以及按工资总额计算提取的职工福利费、职工教育基金，有工会组织的，按规定计算提取的工会经费。
　　（２）总机构的办公费、水电气费、会议费、差旅费、公共交通费、公杂费、业务招待费、广告费、宣传费、涉外费，固定资产折旧费、修理费、办公用房和办公用设备的租赁费。
　　（３）按国家规定实行职工退休金或职工养老金社会统筹或行业（系统）统筹，待业保险金社会统筹，大病医疗费社会统筹而提取上交的职工退休或养老统筹基金、待业保险统筹基金、大病医疗统筹费。不属于上述统筹或不实行统筹制度而实际发生的允许税前扣除的劳保福利费用。
　　（４）诉讼费、律师费、公证费、审计费、咨询费。
　　（５）房产税、土地使用税、车船使用税、印花税等允许列入费用的税金。
　　（６）拨付下级管理部门管理费。
　　（７）经批准机关同意按财务税收规定支付的其他费用。
　　２．不允许在总机构管理费用中支出的项目
　　与总机构对其所属企业、单位进行综合业务管理和经营服务管理无关的下列费用，不得在总机构管理费用中列支。
　　（１）资本性支出：如购置固定资产；
　　（２）无形资产受让、开发支出；
　　（３）技术性开发支出；
　　（４）各项罚款、罚金、税收滞纳金；
　　（５）各种赞助和捐赠支出；
　　（６）总机构代下属企业支付的人员工资、奖金等各项费用，应按规定在下属企业列支，不得计入总机构的管理费；
　　（７）非工资性奖励、非规定或非批准列支的职工住房基金；
　　（８）属于总机构所属企业、单位应该负担的水、电、气、电讯电话、贷款利息、房租、卫生保卫等“不可分割”的费用。这些费用应该通过法人之间正常财务往来关系进行核算；
　　（９）与总机构对其所属企业、单位进行综合业务管理和经营服务管理无关的各项支出；
　　（１０）总机构管理费不包括技术开发费；
　　（１１）管理费的开支范围应严格限定在总机构自身所发生的与其经营管理有关的费用，其列支应按照税收法规规定的标准执行。属于所属企业应该负担的房租、水、电、气等“不可分割的费用”应通过企业之间的正常财务关系进行核算，不能由提取（分摊）的管理费负担。
　　３．严格控制支出的特殊项目
　　凡税收法规规定有扣除标准的项目，按规定的标准核定。对一些特殊项目，应按下列原则进行核定：
　　房屋租赁费：商业房屋租赁费应按合同数额核定，租赁自有产权房屋的，按剔除投资收益后的差额核定。
　　业务招待费：按照管理费用总额和规定比例核定。具体比例参照税收有关规定。
　　社会性支出：一般不得在总机构管理费中支出。由于历史原因而支出的学校经费，应剔除相关的教育经费。
　　会议费：一般不得超过上年开支水平，特殊情况下需增长的，应严格控制增长额。
　　五、管理费的扣除管理
　　下属企业和分支机构支付给总机构的管理费，应当提供总机构出具的有税务部门审定的管理费汇集范围、金额、分配依据和方法等证明文件，经主管税务征收机关审核后准予扣除，否则，不得在税前扣除。下属企业和分支机构超过税务机关审批标准上交的管理费，应进行纳税调整，不得在税前扣除；低于标准上交的管理费，按当年实际上交数额据实扣除，其差额不得在以后年度补扣。税务机关会严格要求总机构按照收支平衡原则提取管理费。年终管理费有结余的，应按规定缴纳企业所得税，税后余额全部转为下一年度使用，并应相应核减下一年数额。
　　六、申报资料和程序
　　（一）申报资料：
　　对不符合条件的总机构，各税务机关不得审批同意其提取的总机构管理费在税前扣除，凡符合提取管理费条件的总机构，在规定时间内向负责审批的税务机关提出税前扣除申请时，须报送如下资料：
　　１．提取总机构管理费的申请报告；
　　２．总机构和下属所有企业、分支机构（以下简称企业）的税务登记证（复印件）；第二年申请时可只提供新增企业的税务登记证（复印件）；
　　３．总机构上年度纳税申报表、财务会计报表、管理费收入支出明细表；
　　４．总机构本年度上半年纳税申报表、财务会计报表、管理费支出明细表、下半年管理费预计支出明细表；
　　５．分摊管理费的所有企业的名单、本年度上半年纳税申报表、上半年销售收入、预计全年销售收入、预计全年销售收入和利润的增长幅度、管理费分摊方式和数额；
　　６．本年度管理费各项支出（包括上半年实际支出和下半年计划支出）的计算依据和方法；
　　７．本年度管理费用增减情况和原因说明。
　　凡由省级以下税务机关审批的，企业不必向税务机关报送已掌握的资料。不能完整提供上述资料的，税务机关不予受理。
　　（二）申请程序及申请时间：
　　１．申请程序：原则上由总机构向所在地主管税务机关提出申请，税务机关逐级审核上报。为减少层次，缩短审批时间，也可以直接向审批机关申请。
　　２．申请时间：
　　申请提取管理费的总机构应在每年１１月底以前向主管税务机关提供包括管理费汇集企业名单、提取额度、提取方式、上年分项管理费收支决算表、本年计划提取数及分项费用增减情况和有关财务报表等详细资料。总机构不能提供相关详细资料的，主管税务机关不予受理审批当年管理费事宜。
　　七、主管税务机关的管理、审批权限、如何审核：
　　（一）管理
　　总机构提取的管理费，应纳入正常税收管理。方法如下：
　　１．总机构应按照企业所得税的有关规定进行纳税申报，正确计算各项收入、成本和费用，以及应纳税所得额和应纳税额。经税务机关批准提取的总机构管理费，不得直接抵扣总机构的各项支出，应全额填入年度企业所得税纳税申报表的“其它收入”栏中，并在明细表中注明“提取管理费收入”的数额。
　　２．主管税务机关应对总机构提取管理费的收支核算、申报纳税情况进行认真审核和检查，凡违反税收有关规定的，应责令其纠正，并按照税收征管法和其他税收规定进行处理。
　　３．主管税务机关应加强对分摊总机构管理费的下属企业的管理和检查。分摊总机构管理费的下属企业在纳税申报时，应附送有权审批的税务机关审批管理费的批复文件（复印件），未经税务机关审批同意，或者不能提供有权审批的税务机关审批管理费的批复文件（复印件）的，其分摊的总机构管理费不得在税前扣除。
　　（二）审批权限
　　管理费的提取，必须经过税务机关的审核批准。总机构及所属企业是跨省（自治区、直辖市）的，其管理费的提取比例或数额，由国家税务总局批准或授权总机构所在地省（自治区、直辖市）税务局审核批准，接受委托审批的，必须首先取得总局出具的委托书，未经授权，不得擅自批准，分摊企业所在地税务机关也不予确认。总机构及所属企业在同一省（自治区、直辖市）的，由所在省（自治区、直辖市）税务局在地市税务机关以上确定具体审批权限审批。
　　为进一步加强和规范对总机构管理费的审批管理，国税函［２００５］１１５号文件中对总机构管理费税前扣除的审批权限做了适当调整。
　　１．总机构和分摊管理费的所属企业不在同一省（自治区、直辖市），且总机构申请提取管理费金额达到２０００万元的，由国家税务总局审批。
　　２．总机构和分摊管理费的所属企业不在同一省（自治区、直辖市），且总机构申请提取管理费金额不足２０００万元的，由总机构所在地省级税务机关审批。
　　３．总机构和分摊管理费的所属企业在同一省（自治区、直辖市）的，由总机构所在地省级税务机关审批，或者由总机构所在地省级税务机关授权审批。
　　（三）如何审核
　　总机构管理费的支出范围应严格限定在总机构所发生的与其经营管理有关的费用，其列支和扣除应按照税收法规、财务制度规定的标准执行，与经营管理无关的费用，如资本性支出、非工资奖励性支出，不得列支扣除。主管税务机关要加强对总机构管理费使用情况的监督检查，年度终了后，结合企业所得税汇算清缴工作，将其纳入重点稽核范围。
　　１．按比例提取总机构管理费的，必须同时实行总额控制，在总额以内的，可以据实使用；超过总额的，应调整计算征收所得税。
　　２．税务机关应严格要求总机构按照收支平衡原则提取管理费。
　　３．总机构当年提取的管理费有余额的，应按规定征收所得税，税后余额全部转为下一年度使用，并相应核减下年数额。
　　４．下属企业和分支机构支付给总机构的管理费，应当提供总机构出具的有税务部门审定的管理费汇集范围、金额、分配依据和方法等证明文件，经主管税务机关审核后准予扣除，否则，不得在税前扣除。下属企业和分支机构超过税务机关审批标准上交的管理费，应进行纳税调整，不得在税前扣除；低于标准上交的管理费，按当年实际上交数额据实扣除，其差额不得在以后年度补扣。
　　５．申请提取管理费的总机构，应在每年７月～１１月底完成申报，超过期限的，税务机关原则上不予办理。
　　主管税务机关应严格审核总机构提供资料的真实性、合理性、完整性，不符合有关规定的，应要求申请人予以说明、补充资料（申请附送资料不齐全的，税务机关应及时通知其在１５日内补报，超过期限仍未补报或申报资料仍不符合要求的，税务机关可拒绝受理），仍不符合规定的，不予审批。审核的重点是：
　　１．总机构是否符合提取管理费的条件；
　　２．是否提供了所有下属企业（包括微利企业、亏损企业和享受减免税企业）的名单和有关资料；
　　３．分摊管理费的企业是否符合全资条件；
　　４．管理费的支出范围和标准是否符合有关规定；
　　５．管理费支出数额较大和变动较大的项目及其原因；
　　６．总机构管理费的提取比例、分摊数额、增长幅度是否符合有关规定；
　　７．上年度纳税申报表中是否单独反映了管理费的收入情况。
　　八、违规处罚
　　对纳税人有意弄虚作假骗取审批管理费、多提管理费以及未经批准提取管理费的，税务机关不予审批，税前不准扣除，已审批的要撤消审批，进行纳税调整。此外，还可根据《中华人民共和国税收征收管理法》等有关规定，予以处罚。