２０００年１月１日　鄂国税发［２０００］２３４号 附件：湖北省国家税务局机关公文处理办法（试行） 　　第一章总则 　　第一条　为使全省各级国税机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高 公文处理的效率和质量，根据国家税务总局有关公文处理的规定，结合我省国税工作 实际，制定本办法。 　　第二条　国税机关的公文（包括电报，下同）是国税机关在税务管理过程中所形 成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政、施行税务行政措施和进行税 务公务活动的重要工具。 　　第三条　公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有 序的工作。 　　第四条　公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，必则做到及时、准确、 安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、印制、用印、整理、归档和销毁。 　　第五条　公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家 秘密的安全。 　　第六条　各级国税机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并 加强对本机关公文处理工作的领导和检查。 　　第七条　各级国税机关的办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理 工作并负责指导下级机关的公文处理工作。 　　第八条　各级国税机关的办公室应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处 理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，经过业务学习和培训，具备有关专业知 识。各级国税机关应当为公文处理工作创造必要的条　件，充分调动文秘人员的工作 积极性。 　　第九条　各级国税机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真 负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文读主义，不断改善办公手段，逐步实 现办公自动化，努力提高公文处理工作的效率和质量。 　　第十条　各级国税机关的公文处理工作，应当贯彻“党政分开”的原则。 　　第二章 公文种类 　　第十一条　国税机关的公文种类主要有： 　　（一）命令（令）适用于依照有关法律、行政法规发布税收规章；宣布施行重大 强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 　　（二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，撤 销下级机关不适当的决定事项。 　　（三）公告 适用于向外宣布重要事项或者法定事项。 　　（四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 　　（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文； 发布规范性公文；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者执行的事项；任免 人员。 　　（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 　　（七）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 　　（八）请示适用于向上级机关请求指示、批准。 　　（九）批复适用于答复下级机关的请示事项。 　　（十）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。 　　（十一）函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答 复审批事项。 　　（十二）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。 　　第三章 公文格式 　　第十二条　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字 号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主 题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 　　（一）涉及国家秘密的公文应当在首页右上角分别标明“绝密”、“机密”“秘 密”和保密年限，“绝密、“机密”级公文应当标明份数序号。 　　（二）紧急公文应当根据紧急程度在首页右上角分别标明“特急”、“急件”。 电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 　　（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称：联合行文，主办机 关排列在前。 　　（四）发文字号，包括机关代字、年份（应用公元全称）、序号。联合行文，只 标明主办机关发文字号。 　　（五）上行文应当在首页注明签发人、会签人姓名：联合上报的公文，应当注明 联合单位签发人的姓名。其中，“请示”还应当在未页附注处注明联系人的姓名和电 话。 　　（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当 标明发文机关。上报的公文，标题中不标发文机关。公文标题中除法规、规章名称加 书名号外，一般不用标点符号。 　　转发上级机关的公文，如其标题过长，可以目拟事由摘要转发，但不能以上级机 关公文的发文字号代替。 　　（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 　　（八）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。附 件应当与正文装订在一起，并在附件首页标明顺序号。如果不能合订，应当在附件首 页分别标明公文的发文字号和附件的顺序号。如果附件不需打印或者不发，应当注明。 　　印发规章等公文或转发公文时，正文标题中已经标明所印发或转发公文标题的， 文未不再将所印发或转发的公文列为附。 　　（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，必须加盖印章。联合上报 的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都要加盖印章。 　　（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签 发日期为准。电报以发出日期为准。 　　（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。 　　（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。 　　（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全 称或者规范化简称、统称。 　　抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关次序排列；机关之间一般按照党、政 府、军队，人大、政协、法院、检察院，人民团体，民主党派等次序排列。 　　（十四）印发机关和印发日期分别标在公文末页下端庄、右两侧，在印发日期之 下可以标明公文印数。 　　（十五）文字从左至右横写、横排。 　　第十三条　公文中各组成部分的标识规则，按照《国家行政机关公文格式》国家 标准执行。 　　第十四条　公文用纸一般采用国际标准Ａ４型（２１０mmＸ２９７ｍｍ），双面 印刷，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 　　第四章 行文规则 　　第十五条　　 行文应当确有必要，注重效用。 　　第十六条　各级国税机关应当根据各自的隶属关系和工作需要，在自己的职权范 围内行义。 　　第十七条　各级国税机关在自己的职权范围内可以与同级政府部门相互行文，可 以向下一级政府的相关业务部门行义；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审 批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。 　　第十八条　各级国税机关的内设机构除办公室和法律规定具有独立执法权的机构 外不得对外正式行文，可以在自己的职权范围内向下级机关的相关部门和其他机关的 有关部门行非正式公文。即，对外行文时只能使用“便函”，用于商洽工作，询问和 答复问题，不作为正式公文。 　　第十九条　各级国税机关的办公室根据机关负责人授权可以代本级机关行文。 　　第二十条　各级国税机关可以与同级政府部门和下一级政府联合行文；可以与相 应的党组织和军队机关联合行文；可以与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联 合行文。 　　第二十一条　联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意后， 也可以由税务机关行文，文中应当注明经政府同意。 　　第二十二条　属于党政主管部门职权范围内的事务，应当直接报送主管部门处理。 　　第二十三条　同级机关之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅 自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。 　　第二十四条　向上级机关行文一般不得抄送下级机关；向下级机关的重要行文， 应当同时抄送直接上级机关；向上级机关和下级机关行文可以抄送同级机关；向同级 机关行文可以抄送其他同级机关。 　　转发上级机关公文，如无补充内容，可不抄送上级机关。 　　第二十五条　“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他 机关的，应当用抄送形式。但不得抄送其下级机关。 　　第二十六条　除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关 负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 　　第二十七条　“报告”与“请示”应当严格分开，“报告”中不得夹带请示事项。 　　第二十八条　向上级机关行文并需要抄送当地党政等有关机关的，应当写明主送 机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向下级机关行文，必要时应当抄送 当地党政等有关机关。 　　第二十九条　各级国税机关一般不得超级行文。因特殊情况（如重大灾害、重大 案件、重大事故等）必须越级行文时，应当抄送被越过的上级机关（下级机关反映其 直接上级机关和领导人的问题的除外）。上级机关批复越级上报的请示时，也应当抄 送被越过的机关。 　　第三十条　经批准在报刊上全文发布的税务规章和规范性公文，应当视为正式公 文依照执行，各级国税机关可以不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档 备查。 　　机关负责人的讲话，均不以正式公文形式下发。 　　对使用电话、广域网络或发便函即可办理的事项，不发正式公文。 　　第三十一条　各级国税机关除答复人大代表的建议、意见和政协委员的提案外， 一般不对个人行文。 　　第五章发文办理 　　第三十二条　发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、 复核、校对、缮印、用印、登记、分发等程序。 　　第三十三条　草拟公文应当做到： 　　（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切 实可行并加以说明。 　　（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条　理清楚，直述不曲，字 词规范，标点正确，篇幅力求简短。 　　（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系 确定。 　　（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 　　（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号， 发文字号在公文的标题后用圆括号注明。引用外文，应当注明中文含义。日期应当写 明具体的年、月、日。 　　（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为 “１．”，第四层为“（１）”。 　　（七）应当使用国家法定计量单位。 　　（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名 称编写或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 　　（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词。 　　词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为调索的数字必须使用汉字外， 应当使用阿拉伯数字。 　　第三十四条　拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动 与有关部门协商、会签，有关部门应当积极配合，取得一致意见后方可行文；如有分 歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各 方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。 　　第三十五条　公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。 　　公文由拟稿人所属部门负责人审稿签名后，送办公室审核。需要机关内有关部门 会签的公文，会签后送办公室审核。 　　审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公 文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。 　　第三十六条　公文经办公室审核后，送负责人签发。未经办公室审核的公文，负 责人一律不予签发。 　　负责人签发后的公文，未经签发人同意，不得改动。 　　需要外单位会签的公文，应先经本机关负责人审签。外单位来会签的公文，有关 部门应在本机关负责人会签后，将会签文稿复印一份备查。 　　第三十七条　以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人 签发：以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的 其他负责人签发。 　　第三十八条　审批公文，最后签发人应当明确签署意见写明发或不发，并写上姓 名和审批时间。其他审签人圈阅后签名并署明签名时间，应当视为同意。 　　拟稿人不得签发自己草拟的文稿。 　　以办公室名义的发文，由办公室主任签发，或授权副主任签发，重要发文送机关 负责人签发。 　　第三十九条　文秘部门应当在公文正式印制和发出前进行复核，重点是：审批、 签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范，印制件与原稿是否一 致等。不合要求的不予印制和发出。 　　经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当报请办公室的负责人复审。 　　第六章收文办理 　　第四十条　收文处理指对收到公文的处理过程，包括签收、登记、审核、拟力、 批办、承办、督查催办等程序。 　　第四十一条　收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审 核的重点是：是否应由本机关办理：是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法 规及其他有关规定：涉及其他部门或地区的事项是否已协商、会签；文种使用、公文 格式是否规范。 　　第四十二条　经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意 见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。 紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后， 可以退回原发文单位并说明现由。 　　第四十五条　、承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧 急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时向交办的文秘部门说明。对不属 于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理 由。 　　第四十四条　收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送本 机关负责人批示后办理。 　　第四十五条　公文办理中遇有涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主 动与有关部门协商，有关部门应当积极配合。如有分歧，主办部门主要负责人要出面 协调，如仍不能取得一致意见，可以报请上级协调或裁定。 　　第四十六条　审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓 名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 　　第四十七条　经负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责督查催 办，做到紧急公文跟踪督查催办，重要公文重点督查催办，一般公文定期督查催办。 对需要查办落实的事项，有规定时限的按规定完成；未规定时限的，一般应在３０天 内办结；对有特殊要求的，要特事特办。情况特殊需要延长查办时间的，要及时报告 原因和办理进展情况。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。对逾期未 办的公文，要查明情况，及时处理，防止延误和漏办。 　　第七章 公文归档 　　第四十八条　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关 规定，及时将公文定稿、正本和有关材料交本部门文秘人员整理、归档。 　　个人不得保存应当归档的公文。 　　第四十九条　归档范围内的公文，应当根据其相互联系，特征和保存价值等整理， 要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。 　　第五十条　联合办理的公文，原件由主办机关整理、归档，其他机关保存复制件 或其他形式的公文副本。 　　第五十一条　本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职责过程中形成的公 文，由其兼职机关整理、归档。 　　第五十二条　归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部 门移交。 　　第五十三条　拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档 要求。 　　第五十四条　重要会议形成的公文，包括录音带、录像带、照片等有关材料，应 当由会议组织人员负责交本机关文秘部门整理、归档。 　　第五十五条　已实现办公自动化取消纸质公文运转的单位，应将机关领导人签发 并加盖本单位印章的正式公文作为定稿归档。 　　第五十六条　公文处理和档案管理同时实现自动化的，电子公文直接归入档案数 据库；档案管理本实现自动化的，应当先建立公文数据库接受应归档的电子公文，待 实现档案管理自动化后，再转入档案数据库。 　　第八章 公文管理 　　第五十七条　公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 　　第五十八条　文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。 　　第五十九条　上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经下一级机关 负责人或者办公室负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份 数和印发范围。 　　第六十条　公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公 文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力，应当视为正式公文依照执行。 　　第六十一条　公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章，视同 正式公文保管。 　　第六十二条　公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日 起不产生效力。 　　第六十三条　不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别和办公室负责人批准，可 以销毁。 　　第六十四条　销毁秘密公文应当到指定场所由２人以上监销，保证不丢失，不漏 销。有条　件的地区也可委托当地保密局销毁。其中，销毁绝密公文（含密码电报） 应当进行登记。 　　第六十五条　机关合并时，全部公文应当随之合共管理。机关撤销时，需要归档 的公文整理后按有关规定移交档案部门。 　　工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清 退。 　　第六十六条　各级国税机关的办公室负责明码电报和密码电报的收发与管理。 　　电报需经机关主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发后方可发出。 　　第六十七条　要严格密码电报的使用和管理。密码电报不得翻印、复制，不得密 电明复、明电密电混用。在明码电报和公文中，不得直接引用密码电报的文号、日期 和内容，不得将密码电报作为普通公文的附件。在具体操作过程中，必须严格按照国 家保密法和有关规定办理。 　　第六十八条　传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全，利用计算机、传真 机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。 　　第六十九条　各级国税机关的印章由办公室统一管理使用，职能部门印章，由职 能部门自行保管。机关的印章必须由机关负责人或授权办公室主任签字后方可使用。 　　第九章 附 则 　　第七十条　税务专业文书、执法文书按有关规定处理。处事方面的公文，按照外 交部的有关规定处理。 　　第七十一条　符合本办法要求的电子公文按照鄂国税发（１９９９）２２６号文 《湖北省国家税务局计算机公文处理规则》的规定执行。 　　第七十二条　各级国税机关的办公室对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情 况应当进行督促检查并建立督查制度。 　　第七十三条　本办法由省国家税务局办公室负责解释。 　　第七十四条　本办法自２００１年１月１日起施行。１９９９年３月１０日起施 行的《湖北省国家税务机关公文处理办法（修订稿）》（国税发［１９９９］５１ 号）同时废止。 　　　　　(5)