２００５年９月６日 琼地税发［２００５］１０９号
各直属地方税务局：
现将《海南省地方税务局税收征管档案管理办法》（试行）印发给你们，请结合
实际认真贯彻执行，并将在试行过程中遇到的情况和问题，及时报告省局（征管处）。
附：海南省地方税务局税收征管档案管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为规范全省地方税收征管资料管理，维护征管档案的完整和安全，促进
税收征管文档一体化管理的发展，更好地利用税收征管档案为税收征管服务，根据
《
中华人民共和国税收征收管理法》及《
中华人民共和国税收征收管理法实施细则》
的规定，制定本办法。
第二条 税收征管档案（以下简称档案），是指在税收征收管理过程中以及在税
务行政复议、诉讼活动中形成的具有保存和使用价值的以计算机为载体，或者以纸制
材料为载体，或者以磁带、光盘、胶片等材料为载体，以文字、图表、声像等形式存
在的表、证、单、书、帐、册、票等各种涉税资料，采集、整理、归档后形成的历史
记录。
第三条 档案管理遵循的基本原则：
一户式原则，充分发挥档案的功能，更好地利用档案为税收征管服务，促进信息
共享，保证方便、快捷、有效地对每一户纳税人档案的利用。
效率原则，充分利用信息化手段，以保证对每一户纳税人所有档案信息能够方便、
快捷的检索、查询和使用为目标，结合税收征管实际，对档案实行统一、规范、科学
的管理。
信息共享原则，档案实行集中统一管理，保证基础数据准确，基础资料完整、齐
全，减少重复劳动，方便各管理部门查询，通过档案的查询和利用，实现信息共享。
第四条 档案管理工作包括采集（录入）、整理、归档、移送、保管、利用、鉴
定、统计、销毁等部分。
第五条 全省档案管理实行分级负责制。各级地税机关的征管部门负责档案工作
的检查、监督、指导和培训，并接受同级档案行政管理机关的业务监督与指导；直接
从事征收、管理、稽查等基层征管单位负责档案的采集、整理、归档和移送等工作，
档案的具体管理部门由各直属局确定。
第六条 基层征管单位各税务所（分局）都应建立征管资料档案室或专用档案柜，
配备忠于职守、熟悉业务、保守机密、认真负责的档案管理人员。
第七条 各级地税机关应积极利用计算机管理征管资料档案，实现对纸介质和非
纸介质征管资料档案的自动化、一体化管理，加快征管资料档案管理的现代化进程，
采取多种方式及有效机制充分利用征管资料这一重要信息资源，不断提高征管资料的
利用程度。
第二章 档案的分类
第八条 税收征管资料按照载体和资料的物理性质分为电子资料、纸制资料、声
像资料。
电子资料是指以电子数据形式存在的涉税资料，主要包括在税收征管软件信息系
统中及本系统之稳步存在的具有保存和使用价值的电子数据资料。纸制资料是指以纸
制形式存在的各种涉税资料。
声像资料是指原始的资料是由录音、录像、摄像、照相等活动形成的磁带、光盘、
照片等涉税资料。
第九条 征管资料按照环节分为：
登记认证类。包括开业登记受理的有关资料、税务登记表、变更登记审批表、停
业审批表、注销登记审批表等。
发票管理类。包括发票管理行政许可类资料、发票领购资料等。
纳税申报类。包括各税种纳税申报表、财务报表等。
税务机关日常管理类。包括税务事项通知书、税款催缴、退税、税收保全、强制
执行措施、纳税评估和税源监控等过程形成的各种资料。
纳税检查类。指税务检查案件中形成的各种涉税资料。
税务行政复议、诉讼、赔偿、听证类资料。指税收征管活动中形成的税务行政复
议、诉讼、赔偿、听证类资料。
第十条 根据各个环节中资料的性质不同分为：
通知类、审批类、决定类、申请类、处罚类资料。
第三章 档案的采集（录入）、整理、归档
第十一条 地方税收征管活动中形成的各种资料，按征管流程由各职能部门相关
人员负责采集（录入）、初步整理后，交资料管理人员审核整理、归档保存。
第十二条 征管资料的采集（录入）、审核、整理、归档一般按以下流程操作：
采集（录入）资料——分检资料——确定归档范围——按户分类整理——装订
——编制档案号——装盒——编目——上柜。
第十三条 纳税人税务登记类、纳税申报类、日常管理类等资料，由相关职能部
门（岗位）采集，按月移交其主管税务部门或归于相关征管档案；实现征管信息化的
单位除按月移交或归档外，还应按信息管理规定将上述征管资料录入征管信息系统。
委托代征的相关申报征收资料由主管税务机关按月负责采集。
第十四条 税务稽查中形成的所有检查资料按规定传递、收集、整理、归档，其
中的检查结论、处罚决定、处理决定、税收保全、强制执行、处理和处罚等结论性资
料，稽查部门应在结案后３０天内复印送交被查纳税人的主管税务部门，进入户管档
案。
第十五条 各直属局可根据征管资料形成及使用要求，确定各类资料移交的环节、
时间、程序及手续。
第十六条 征管资料的整理，应分年度按纳税人立卷，并对每个案卷分类进行装
订。装订时批转资料在前，被批转资料在后；结论性资料在前，证据性资料在后；批
复、批示在前，请示、报告在后；纳税申报表及财务会计报表按时间顺序装订。
第十七条 归档资料必须是税收征管各环节税务管理事项办理完毕后所形成的正
式资料。资料应文字清楚、内容完整、手续齐全。资料格式原则上以国家税务总局、
省局制定的表证单书式样及规格为准。
档案管理人员接收税务档案时，应对案卷认真检查，办理交接手续。发现归档案
卷内容短缺不全的，应督促经办人补齐，补齐后的才准予归档。
第十八条 纳税人税收征管资料，实行一户一档。户管档案内容应包括从税务登
记到税款入库整个征管过程的全部资料，并按本办法第九条的分类方法及顺序进行装
订归档。
第十九条 档案卷宗应依据分类方案和资料编号编制资料目录。目录的标题应按
所归档的征管资料的分类填写，并按资料的排列顺序编写页码，目录应置于卷宗之首。
第二十条 资料装盒时，必须将写有盒内资料情况说明、整理人、检查人、日期
等项目的备考表置于每个档案盒内资料末尾。
第二十一条 档案盒的封面和盒脊的项目应按规定填写清楚。题名要简单、准确
地反映盒内资料内容。要用钢笔或毛笔书写，也可用计算机打印。
第二十二条 声像资料应单独存放在档案盒或像册中，要用文字标出摄制或录音
的对象、时间、地点、主要内容和责任人。
数据备份形式的征管资料可参照纸质资料和声像资料的要求归档、存放。
第二十三条 每年形成的征管资料，应在次年五月底前完成采集、整理和归档工
作。
第二十四条 凡涉及纳税人、扣缴义务人、纳税担保人和其他涉税当事人需签字、
盖章的文书应以纸质形式保存。
计算机数据库中存放的各种征管清册、台帐等综合资料每年底前应集中打印成册
或数据备份，并按要求归档。
第四章 档案的移送、保管、统计和利用
第二十五条 下列情况，档案必须移送，移送时，必须填写《纳税人税收征管档
案资料移交清单》，办理交接手续。
（一）纳税人改变主管税务机关的；
（二）国、地税之间互相移送；
（三）基层税务机关向上级主管税务机关移送；
（四）向其它一下环节移送的有关资料。
第二十六条 档案管理工作实行统一领导、分级保管的原则。即档案工作由市
（县）局统一领导、统一制度、统筹规划并实施监督指导，由市（县）、税务所（分
局）两级分别保管。
各级基层征管单位在征管活动中形成的征管资料，均应集中统一保管，历年征管
资料必须由档案室统一保存，纳税人上一年度征管资料和当年征管资料应由征管各岗
位分别归集，集中到税务所或分局专用档案柜统一保管。
第二十七条 征管资料档案的保管必须做到“三专”、“六防”，即：专人、专
柜、专库（室），并有防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温等项防护措施。
第二十八条 档案管理人员负责档案的立卷归档、查（借）阅、档案销毁、库房
管理、档案保密、安全工作。档案管理人员调动时，应在离职前将所保管的档案完整
移交。按规定办理交接手续。
第二十九条 征管资料档案的保管期限为十年。
第三十条 每年年底应对档案室档案进行整理统计，并按年度建立档案管理清册，
清册的内容应包括档案号、税务登记证号、纳税人名称。
第三十一条 利用档案必须严格遵守档案管理的有关规定，办理查（借）阅手续，
依法为纳税人、扣缴义务人的情况保密。
第三十二条 利用档案本着档案形成单位优先使用的原则，本单位人员因工作需
要查阅业务范围内的档案，须经本部门领导批准，档案室负责人核准，方予查阅，查
阅时由档案管理员负责监督。
第三十三条 公、检、法部门因执行公务利用档案的，须持本单位介绍信，经市
（县）局长批准并办理相应的查阅手续后，方予查阅。其他单位需利用档案的，一般
不予查阅。
第三十四条 查阅档案原则上应在档案室内进行，确因工作需要外借，须经市
（县）局长批准，办理借阅手续，限三日内归还。
第五章 档案的鉴定、销毁
第三十五条 档案的鉴定、销毁一般按以下流程操作：建立档案销毁清册——鉴
定小组鉴定——报局领导审批——监销。
第三十六条 成立由市（县）局档案管理部门和税务档案移交单位的档案部门及
相关业务部门组成的档案鉴定小组，负责档案鉴定工作，档案鉴定小组定期对集中统
一保管的已超过保管期限的税务档案进行鉴定。
第三十七条 档案由鉴定小组实行监销制，并建立销毁档案清册。经鉴定超过保
管期限的档案，由档案鉴定小组制作档案销毁清单报市（县）局局长审批，经批准由
档案鉴定小组成员２人以上监督销毁。
第六章 附则
第三十八条 本办法自２００５年９月１日起执行。执行中与本办法不符的按本
办法执行。
第三十九条 本办法由省地方税务局负责解释。
附件一：征管档案归档范围（按税收征管环节分类）
征管资料按税收征管环节可分为：登记认证类，发票管理类，纳税申报类，税务
机关日常管理类，纳税检查类，税务行政复议、诉讼、赔偿、听证类。
一、登记认证类资料包括：营业执照或其他核准执行证件，有关合同、章程和协
议书，银行账号报告表，住所或经营场所房地产使用证明，法人代表身份证、护照或
其他证明身份的合法有效证件的复印件，组织机构代码，税务登记表，纳税鉴定表、
纳税人税种登记表。税务登记变更表，停业申请审批表，核准停业通知书，注销税务
登记申请审批表，注销税务登记通知书，税务登记验（换）证登记审批表，税务登记
遗失补办申请表，外出经营税收管理证明，非正常户认定书，解除非正常户认定书等，
税务认定申请决定表等登记认定环节所使用的表、证、单、书。
二、发票管理类资料包括：发票领购申请审批表、发票印制通知书、发票保证金
收据、发票保证金退款凭据、发票领、用、存月报表、发票挂失声明申请审批表、发
票核销审批表、发票检查情况表等。
三、纳税申报类资料包括：纳税人财务报表、营业税纳税申报表、企业所得税纳
税申报表、个人所得税年度申报表、地方各税纳税申报表、代扣（收）代缴税款报告
表、邮寄申报申请审批表、数据电文申报申请表、延期申报申请审批表、核准邮寄申
报纳税通知书、核准延期申报通知书等。从事生产、经营的纳税人的财务、会计制度
或处理办法，会计核算软件，使用说明书及有关资料等纳税人应向税务机关报送的其
他相关资料。
四、税务机关日常管理类：定税清册，纳税清册，征收台账，税源分析表，缴款
书，限期缴纳税款通知书，扣缴税款通知书，限期改正通知书，应纳税款核定书，预
缴税款通知书，延期缴纳税款申请审批表，减（免）税申请审批表，减免税收批准通
知书，退抵税申请审批表，委托代征税款协议书，提供纳税担保通知书，纳税人担保
财产清单，纳税担保书，税收保全措施决定书，税收强制执行决定书，冻结存款通知
书，解除冻结存款通知书，查封（扣押）证，扣押商品、货物、财产专用收据，查封
商品、货物、财产清单，解除查封（扣押）通知书，阻止欠税人出境布控申请书，阻
止欠税人出境通知书，解除阻止欠税人出境通知书，拍卖（查封、扣押）物品申请审
批表，拍卖商品、货物、财产决定书，拍卖商品、货物、财产清单，拍卖款现金退款
凭证，文书送达回证，呆帐税金确定申请表，呆帐税金确认通知书，核销死欠确认申
请表，核销死欠确认通知书，呆帐税金和核销死欠备案底册，纳税评估等管理环节所
使用的表、证、单、书。
五、纳税检查类资料包括：税务检查通知书、询问通知书、询问（调查）笔录、
调取账簿通知书、调取账簿清单、提取证据专用收据、协查函、税务机关检查纳税人
扣缴义务人存款账户储蓄账户许可证明、税务检查专用证明、税务检查工作底稿、税
务检查结论、税务行政处罚事项告知书、审理报告、税务处理决定书、税务行政处罚
决定书、强制执行申请书、涉税案件移送审查通知书、税务文书送达回证等。
六、税务行政复议、诉讼、赔偿、听证类：税务行政复议申请书、税务行政复议
申请处理决定表、行政复议答辩书、行政复议案件审查决定表、税务行政复议决定书、
强制执行申请书、强制执行决定书；答辩状、证据保全申请书、强制执行申请书、行
政上诉书、申诉书；赔偿申请书、赔偿决定书；税务行政处罚听证通知书、陈述申辩
笔录等复议、诉讼、听证环节所使用的表、证、单、书。
附件二：税务档案档号的编制方法
税务档案的档号是税务档案实体管理编号的总称，包括全宗号、目录号、案卷号
三部分。编制档号遵循唯一性、合理性、稳定性、简明性的原则，排列情况确定如下。
一、全宗号
全宗号定义为各市（县）税务局及其所属税务所（分局）代码，由４位数编码构
成，第１－２位为市（县）税务局代码，由省局统一编制（见下表）；第３－４位为
市（县）局所属税务所（分局）代码，由市（县）税务局统一编制，从０１、０２顺
序编制。
全宗号 单位 全宗号 单位 全宗号 单位
１０ 海口局 １７ 临高局 ２４ 昌江局
１１ 文昌局 １８ 儋州局 ２５ 白沙局
１２ 琼海局 １９ 三亚局 ２６ 琼中局
１３ 万宁局 ２０ 五指山 ２７ 保亭局
局
１４ 定安局 ２１ 陵水局 ２８ 洋浦局
１５ 屯昌局 ２２ 乐东局
１６ 澄迈局 ２３ 东方局
二、目录号
目录号是每一税务档案的编号，定义为档案形成年度由２位编码构成，即为形成
年度的后２位数（如２００５年为０５）。
三、案卷号
案卷号是每一案卷的编号。税务档案的案卷号由４位数顺序码构成。每年的顺序
号从０００１开始，按年顺序编号，做到不重、不空，不漏。
附件三：案卷封面、卷内目录、卷内备考表、卷内插页（略）
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